Case study: Jak koordinátorka Petra spravuje 6 svateb měsíčně

Petra Novotná začínala jako většina svatebních koordinátorek v Česku — s nadšením, Excelem a telefonem, který nezvonil nikdy ve správný čas. Dnes, po šesti letech v oboru, zvládá šest svateb měsíčně, má stabilní tým dvou asistentek a její klientky ji doporučují dál, aniž by o to musela žádat.

Jak se z přetížené freelancerky stala jedna z nejefektivnějších koordinátorek ve Středočeském kraji? Tento příběh není o talentu (i když ho má). Je o systémech, nástrojích a odvaze změnit způsob práce.

Kde to začalo: Rok jedna

Petra vystudovala hotelový management v Praze a po několika letech práce v eventové agentuře se v roce 2020 rozhodla jít vlastní cestou. „Chtěla jsem dělat svatby po svém — osobně, s důrazem na detail. Jenže jsem netušila, kolik administrativy to obnáší," vzpomíná.

První svatba, první lekce

Její úplně první zakázka byla svatba pro 80 hostů v Průhonickém parku. Petra strávila tři měsíce intenzivní přípravou — excelové tabulky na rozpočet, Google Docs na komunikaci s nevěstou, papírový diář na schůzky s dodavateli.

„V den svatby se ukázalo, že florista pochopil objednávku jinak, protože jsem mu poslala starou verzi souboru e-mailem. A cateringová firma nevěděla o dvou vegetariáncích, protože změna se ztratila v řetězci e-mailů," říká Petra. Všechno nakonec dopadlo dobře, ale stálo ji to hodiny improvizace a spoustu stresu.

Lekce z prvního roku

Po prvních čtyřech svatbách měla Petra jasno v tom, co nefunguje:

• E-mail jako hlavní komunikační kanál — zprávy se ztrácejí, verze dokumentů se míchají
• Ruční sledování rozpočtu — překlepne se číslo a najednou je rozpočet o 15 000 Kč jinde
• Žádný centrální systém — informace roztroušené v pěti aplikacích, třech složkách a jednom papírovém diáři
• Vše v hlavě — když Petra onemocněla, nikdo nemohl převzít její práci, protože polovina informací existovala jen v její paměti

Zní vám to povědomě? Pokud jste svatební profesionál, pravděpodobně ano. Přesně tyto problémy řeší článek o tom, proč agentury přecházejí na digitální nástroje.

Bod zlomu: Systematizace

V roce 2022, po dvou letech a zhruba 30 svatbách, Petra narazila na strop. „Dělala jsem tři až čtyři svatby měsíčně a cítila jsem se, jako bych se topila. Každý den jsem řešila deset požárů najednou. Klientky byly spokojené, ale já jsem nebyla."

Co se muselo změnit

Petra si sedla a zmapovala, kde trávila čas:

| Činnost | Hodin týdně | Procento | |---------|-------------|----------| | Komunikace s klientkami (e-mail, telefon) | 12 | 30 % | | Komunikace s dodavateli | 8 | 20 % | | Administrativa (rozpočty, smlouvy, faktury) | 8 | 20 % | | Kreativní práce (návrhy, moodboardy, plány) | 6 | 15 % | | Schůzky a prohlídky míst | 4 | 10 % | | Marketing a sociální sítě | 2 | 5 % |

„Kreativní práce — to, proč jsem si tento obor vybrala — zabírala pouhých 15 % mého času. Zbytek byla administrativa a komunikace. To jsem chtěla změnit."

Tři pilíře změny

Petra se rozhodla pro systematickou transformaci ve třech oblastech:

1. Centralizace informací

Místo pěti různých nástrojů začala používat jeden centrální systém pro každou svatbu. Všechny informace — od rozpočtu přes kontakty na dodavatele po timeline dne D — na jednom místě. Konec hledání „toho e-mailu, co poslala florista minulý týden".

2. Standardizace procesů

Petra vytvořila šablony pro opakující se úkoly:

• Onboarding checklist pro novou klientku (25 bodů)
• Timeline šablona pro den D (přizpůsobitelná, ale se standardním základem)
• E-mailové šablony pro komunikaci s dodavateli
• Dotazník pro první schůzku (aby nezapomněla na žádnou otázku)

„Nemusím znovu vymýšlet kolo u každé svatby. Šablony mi ušetří 3–4 hodiny týdně," říká.

3. Automatizace rutiny

Automatické připomínky klientkám (platby, deadliny), automatické zálohy dokumentů, automatické generování timeline. „Lidé si myslí, že automatizace znamená méně osobní přístup. Opak je pravdou — méně času na administrativu znamená víc času na to být skutečně přítomná pro klientku."

Denní rutina: Jak vypadá Petřin pracovní den

Pojďme se podívat, jak vypadá typický pracovní den koordinátorky, která zvládá šest svateb měsíčně.

Ráno (8:00–10:00): Přehled a plánování

Petra začíná den kontrolou dashboardu — kde je každá ze šesti aktivních svateb? Jaké úkoly jsou na dnes? Kdo potřebuje odpověď?

„Dříve jsem první hodinu dne trávila čtením e-mailů a zjišťováním, co hoří. Teď otevřu plánovač a za 10 minut vím přesně, na čem pracuji," říká.

Dopoledne (10:00–12:00): Klientská práce

Toto je čas vyhrazený pro schůzky, videohovory a kreativní práci. Petra se soustředí na jednu maximálně dvě svatby denně. „Kontext switching je zabiják produktivity. Snažím se nepřeskakovat mezi projekty."

Odpoledne (13:00–15:00): Dodavatelé a administrativa

Telefony s dodavateli, potvrzování objednávek, kontrola faktur. Vše zaznamenává do centrálního systému, takže i její asistentky mají přehled.

Pozdní odpoledne (15:00–17:00): Příprava nadcházejících svateb

Timeline, zasedací pořádky, finální koordinace. „Poslední dva týdny před svatbou jsou nejintenzivnější. Proto si je v kalendáři blokuji a neberou žádné nové klientky."

Večer: Odpočinek (většinou)

„Dříve jsem pracovala do desíti večer. Teď končím v pět. Systém mi to umožňuje, protože nic nezapadne a nemusím si lehat s pocitem, že jsem něco zapomněla."

Čísla, která mluví

Po třech letech systematické práce má Petra tvrdá data:

Kapacita

• 2020–2021: 3–4 svatby měsíčně (s vyčerpáním)
• 2022–2023: 4–5 svateb měsíčně (po systematizaci)
• 2024–2026: 6 svateb měsíčně (s týmem, bez vyčerpání)

Spokojenost klientek

• Průměrné hodnocení: 4,9 / 5 na Google recenzích (87 recenzí)
• Doporučení: 78 % nových klientek přichází na doporučení
• Opakované zakázky: 15 % klientek ji osloví znovu (výročí, křtiny, firemní akce)

Finanční výsledky

• Obrat 2021: 480 000 Kč
• Obrat 2023: 960 000 Kč
• Obrat 2025: 1 440 000 Kč
• Průměrná zakázka: 40 000 Kč (koordinace na den D) až 80 000 Kč (kompletní plánování)

„Za tři roky jsem zdvojnásobila obrat, přidala dvě asistentky a přitom pracuji méně hodin," shrnuje Petra.

Nejčastější výzvy a jak je Petra řeší

Výzva 1: Náročné klientky

„Každá desátá klientka je náročnější — mění rozhodnutí, volá v neděli večer, chce odpověď do hodiny," říká Petra upřímně. „Řešení? Jasné hranice od první schůzky."

Petra má ve smlouvě definované:

• Komunikační kanály (žádné soukromé SMS — vše přes systém nebo e-mail)
• Reakční doba (24 hodin v pracovní dny)
• Počet revizí zdarma (3 velké změny v plánu, pak příplatek)
• Dostupnost (Po–Pá 9:00–17:00, výjimky pouze v týdnu před svatbou)

„Klientky to respektují, protože vědí, že díky tomu dostávají kvalitní službu. Nikdo nechce koordinátorku, která je nonstop na telefonu a nevyspí se."

Výzva 2: Dodavatelé, kteří nedodržují termíny

„Florista slíbí cenovou nabídku do pátku a pošle ji ve středu příští týden. Cateringová firma potvrdí menu a pak změní ingredience bez upozornění."

Petřino řešení: sledování všech dodavatelských commitmentů v systému s automatickými připomínkami. „Když dodavatel nedodá ve slíbeném termínu, systém mi pošle upozornění a já reaguju okamžitě. Není to konfrontační — prostě připomenu, že jsme se domluvili."

Více o výběru spolehlivých dodavatelů najdete v článku jak naplánovat svatbu bez stresu.

Výzva 3: Den D — když se něco pokazí

„Na každé svatbě se něco pokazí. Vždycky. Otázka je, jestli to pozná nevěsta," usmívá se Petra.

Její strategie:

• Detailní timeline s bufferem — každá aktivita má 15minutovou rezervu
• Kontaktní seznam B — záložní dodavatelé pro případ výpadku
• Komunikační plán — kdo řeší co, aby se nepřekrývaly kompetence
• Kit na den D — kufřík s nůžkami, nití, léky, náhradními ponožkami, svíčkami a dalšími 40 položkami

„Minulý rok se na jedné svatbě rozbilo ozvučení 30 minut před obřadem. Měla jsem v kontaktech záložního technika, který přijel za 20 minut. Nevěsta se to dozvěděla až týden po svatbě, když jí to řekla svědkyně," vypráví Petra.

Výzva 4: Sezónnost

Většina českých svateb se koná od května do září. To znamená, že Petra má pět měsíců intenzivní práce a zbytek roku je klidnější.

„Dříve mě zimní měsíce stresovaly — žádný příjem, ale fixní náklady. Teď mám dva příjmové proudy: zimní konzultace (párům, které plánují samy, ale chtějí odborný pohled) a školení pro začínající koordinátorky."

Co by Petra poradila začínajícím koordinátorkám

Petra pravidelně mentoruje nové koordinátorky. Tady jsou její klíčové rady:

1. Neslevujte na ceně

„Na začátku jsem dávala slevy, protože jsem potřebovala reference. Výsledek? Klientky, které dostaly slevu, byly paradoxně nejnáročnější. Nastavte férovou cenu a stůjte si za ní."

2. Investujte do systémů dříve, než je budete potřebovat

„Neříkejte si ‚zavedeme systém, až budeme mít víc svateb.' Zaveďte ho u první svatby. Budujete návyky, které se pak škálují."

Pokud jste na začátku a nevíte, jaké nástroje používat, podívejte se na naše srovnání toho, proč se vyplatí digitální plánovač.

3. Dokumentujte všechno

„Každá svatba je lekce. Po každém eventu si zapisuji: co fungovalo, co ne, co bych příště udělala jinak. Tento ‚debrief' mi zabere 30 minut a ušetří hodiny u příštích svateb."

4. Networking není volitelný

„80 % mého byznysu přichází ze vztahů — doporučení od klientek, od fotografů, od míst konání. Choďte na svatební veletrhy, pijte kávu s dodavateli, buďte vidět."

5. Naučte se říkat ne

„Nemůžete vzít každou zakázku. Pokud cítíte, že si s klientkou nesednete, nebo že zakázka bude problematická — odmítněte. Vaše energie je omezená a každá špatná zkušenost vás stojí víc, než kolik vyděláte."

Technologie, které Petra používá

Projektový management

Centrální systém, kde má každá svatba svůj „workspace" — úkoly, rozpočet, kontakty, dokumenty, timeline. „Bez tohoto nástroje bych šest svateb nezvládla. Fyzicky to není možné."

Komunikace s klientkami

Sdílený portál, kde klientka vidí průběh příprav, schvaluje návrhy a pokládá otázky. „Klientky milují, že mohou kdykoli zkontrolovat, jak přípravy pokračují. Snižuje to jejich úzkost a mě to zbavuje opakovaných dotazů."

Finanční řízení

Sledování příjmů, výdajů a cash flow. „Vím přesně, kolik mě stojí každá hodina práce, a podle toho nastavuji ceny."

Sociální sítě a marketing

Instagram s plánovaným obsahem, Pinterest jako portfolio, Google Business pro recenze. „Marketing zabírá 2 hodiny týdně. Víc nepotřebuji, protože většina klientek přichází na doporučení."

Více o digitální transformaci svatebních agentur si přečtěte v našem specializovaném článku.

Jak vypadá Petřina budoucnost

„V roce 2026 chci mít tým tří asistentek a stabilně zvládat osm svateb měsíčně. Chci taky rozjet online kurz pro začínající koordinátorky — poptávka je obrovská a já sdílím ráda."

Petra také plánuje rozšířit služby o:

• Destination wedding koordinaci — české páry, které se chtějí brát v zahraničí
• Corporate events — využití svatebních dovedností pro firemní akce
• Konzultační balíčky — pro páry, které chtějí plánovat samy, ale potřebují odborného průvodce

„Svatební byznys v Česku roste. Páry jsou ochotné investovat do kvalitních služeb. Pokud máte systém a vášeň, limity neexistují."

Co si z Petřina příběhu můžete odnést

Ať už jste začínající koordinátorka, zkušená profesionálka hledající inspiraci, nebo nevěsta zvažující, zda se vyplatí najmout koordinátorku — Petřin příběh nabízí několik univerzálních lekcí:

1. Systémy poráží talent — talent vás dostane k prvním klientkám, ale systémy vás udrží v byznysu
2. Automatizace neznamená neosobnost — naopak, uvolňuje čas na to, co je skutečně osobní
3. Hranice chrání kvalitu — jasná pravidla komunikace prospívají oběma stranám
4. Data řídí rozhodnutí — sledujte čísla, ne pocity
5. Investice do nástrojů se vrací — ne za týden, ale za měsíce a roky

Závěr: Váš příběh může vypadat podobně

Petra není výjimka. Je to pracovitá profesionálka, která se rozhodla pracovat chytře místo tvrdě. Její příběh ukazuje, že svatební byznys v Česku nabízí reálnou možnost budovat úspěšné podnikání — pokud máte správné nástroje.

WedBliss pomáhá nejen párům, ale i svatebním profesionálům. Centrální platforma pro plánování, komunikaci a správu svateb — přesně to, co Petra potřebovala v roce 2020 a co dnes doporučuje svým mentee.

Zaregistrujte se na WedBliss — ať už plánujete svatbu, nebo je organizujete profesionálně.

„Úspěch není o tom dělat víc. Je o tom dělat správné věci, správně a včas." — Petra Novotná